Un paciente puede pedirte que borres su historia clínica, pero en la mayoría de los casos no tienes que hacerlo: el derecho de supresión del RGPD no se aplica a los datos que la ley te obliga a conservar. Lo que sí debes hacer es responder por escrito, en plazo y explicando el motivo. Esta guía te cuenta cómo hacerlo con criterio y sin improvisar.
Va dirigida a psicólogos y psicólogas que atienden en consulta propia o en centro. No es asesoramiento jurídico: la normativa autonómica puede añadir matices, así que contrasta los casos dudosos con tu colegio profesional o un asesor.
Derecho de supresión en la historia clínica: qué dice la norma
El artículo 17 del RGPD reconoce la supresión cuando, por ejemplo, el interesado retira el consentimiento y no hay otra base jurídica, o cuando los datos deben borrarse para cumplir una obligación legal. Pero el propio artículo 17.3 la excluye cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal o para formular, ejercer o defender reclamaciones.
En la historia clínica, esa obligación legal existe. El artículo 17 de la Ley 41/2002 exige conservar la documentación clínica, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. Las comunidades autónomas pueden fijar plazos distintos; en el artículo sobre cuánto tiempo conservar la historia clínica en psicología tienes el detalle del cálculo.
La AEPD lo resume así: la supresión de datos de la historia clínica está muy restringida, y solo podrían suprimirse los datos sin relevancia para la asistencia sanitaria.
Cuándo no puedes borrar y cuándo sí
No procede borrar
- Mientras no haya vencido el plazo mínimo de conservación de tu comunidad autónoma.
- Si la información puede ser necesaria para defenderte ante una reclamación.
- Si el contenido tiene relevancia para la asistencia, aunque el paciente ya no quiera continuar la terapia.
Puede valorarse la supresión
- Datos sin relevancia para la asistencia (la propia AEPD lo plantea como único margen).
- Información que recogiste sin base que lo justifique, o que excede lo necesario para la finalidad.
- Historias cuyo plazo de conservación ya ha vencido y que no necesitas por ningún otro motivo. Tras ese plazo, la destrucción debe ser segura; revisa el cierre de consulta y qué hacer con las historias clínicas.
Cómo responder paso a paso a una solicitud de supresión
- Registra la solicitud con fecha de recepción. Desde ese día corre el plazo de un mes del artículo 12.3 del RGPD, ampliable otros dos si la complejidad lo justifica y se lo comunicas al paciente dentro del primer mes.
- Verifica la identidad de quien pide. Si lo hace un representante, comprueba su legitimación.
- Analiza qué datos afecta. Separa los administrativos (contacto, facturación) de los clínicos (notas, informes, escalas).
- Decide por bloques. Lo que debes conservar se queda; lo que no tiene relevancia asistencial ni obligación de guardar puede suprimirse.
- Responde por escrito con la decisión, la base legal y la vía de reclamación ante la AEPD.
- Documenta todo: solicitud, análisis y respuesta se archivan junto al resto del registro de derechos.
Qué incluir en la respuesta
- Qué has suprimido, si algo.
- Qué conservas y por qué (obligación legal de conservación, posibles reclamaciones).
- Durante cuánto tiempo lo conservarás y que no se usará para otros fines.
- Que puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Rectificación y limitación: las alternativas a borrar
Muchas veces el paciente no quiere desaparecer del sistema: lo que le molesta es un dato concreto. Hay dos vías que suelen encajar mejor.
Rectificación (art. 16 RGPD). El paciente puede obtener la rectificación de datos inexactos y que se completen los incompletos. La AEPD distingue: los datos no médicos, como un domicilio o un apellido erróneo, se corrigen; en los datos médicos decide el facultativo según criterios sanitarios. Si el paciente discrepa de una valoración, una práctica prudente es anotar su desacuerdo con fecha sin eliminar la anotación original, porque la historia debe reflejar lo que se hizo y cuándo.
Limitación del tratamiento (art. 18 RGPD). Procede, entre otros supuestos, cuando el interesado impugna la exactitud de los datos mientras se verifica, o cuando ya no necesitas los datos pero él sí los quiere para reclamaciones. Los datos se bloquean: se conservan, pero no se usan.
Si lo que el paciente quiere es consultar o llevarse una copia, ese es otro derecho, el de acceso. Lo explicamos en cómo gestionar la solicitud de acceso a la historia clínica.
Errores frecuentes
- Borrar la historia por pedirlo el paciente, sin comprobar el plazo de conservación.
- No contestar. El silencio es peor que una negativa fundamentada.
- Responder de palabra o por mensajería sin dejar constancia.
- Dar una negativa genérica ("la ley no me deja") sin explicar qué se conserva y por qué.
- Eliminar el original al rectificar, en lugar de añadir la corrección.
Cómo facilita la gestión tener la documentación ordenada
Responder en plazo es mucho más sencillo cuando sabes dónde está cada dato y desde cuándo corre su plazo de conservación. Con una documentación clínica centralizada, como la que permite TherapyRecap, localizar y separar lo administrativo de lo clínico lleva minutos y no horas. Si trabajas con papel, empieza por digitalizar las historias clínicas.
Preguntas frecuentes sobre la supresión de datos en psicología
¿Puede un paciente exigirme que borre su historia clínica?
Puede pedirlo, pero no tienes que acceder sin más. Si el plazo legal de conservación sigue vigente, el derecho de supresión no se aplica a lo que la ley te obliga a guardar. Debes contestar por escrito y explicar el motivo.
¿En cuánto tiempo debo responder a una solicitud de supresión?
En el plazo de un mes desde que recibes la solicitud, según el artículo 12.3 del RGPD. Ese plazo puede ampliarse dos meses más si la complejidad lo justifica, avisando al paciente dentro del primer mes.
¿Puedo corregir un dato de la historia clínica si el paciente dice que es erróneo?
Los datos administrativos inexactos, como un domicilio o un apellido, se corrigen sin más. Para el contenido clínico, la AEPD indica que decide el profesional según criterios sanitarios; lo prudente es añadir la discrepancia del paciente sin borrar lo original.
¿Qué es la limitación del tratamiento y cuándo se aplica?
Es el bloqueo de los datos para que solo se conserven, sin usarlos en el día a día. El artículo 18 del RGPD la prevé, por ejemplo, cuando el paciente impugna la exactitud de un dato mientras se verifica.
¿Puede el paciente reclamar si le deniego la supresión?
Sí. Si no atiendes el derecho o la respuesta no le convence, puede acudir a la Agencia Española de Protección de Datos. Por eso conviene responder siempre por escrito y con fundamento.
Fuentes: Ley 41/2002 (BOE), Reglamento (UE) 2016/679 y AEPD, FAQ sobre rectificación y supresión en la historia clínica.
Finalista de INCIBE Emprende Ventures