Si cierras tu consulta de psicología, te jubilas o dejas de ejercer, las historias clínicas no desaparecen contigo: sigues siendo su responsable hasta que pasen los plazos legales de conservación. Lo que cambia es que tienes que decidir dónde se guardan, quién puede acceder a ellas y cómo avisas a tus pacientes. Esta guía recorre ese cierre de consulta con las historias clínicas paso a paso, con la normativa española que lo respalda.
¿Quién es responsable de las historias clínicas cuando cierras la consulta?
Tú, aunque ya no atiendas. El artículo 17 de la Ley 41/2002 establece que la documentación clínica se conserva, como mínimo, cinco años desde el alta de cada proceso asistencial, y que los profesionales sanitarios que ejercen de forma individual son responsables de la gestión y la custodia de la documentación que generan.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lo ha dicho expresamente para el caso del cese de actividad. En su informe jurídico de 2017 recuerda que, también cuando el profesional se jubila o cesa en la actividad, es de aplicación el artículo 17.1 de la Ley 41/2002 y que el destino de las historias clínicas ha de ser su conservación durante el plazo legal. Esos informes se redactaron cuando regía la antigua Ley Orgánica 15/1999, pero la obligación de conservación sale de la Ley 41/2002, que sigue vigente.
El RGPD no lo contradice. Pide conservar los datos solo el tiempo necesario (artículo 5.1.e), pero el derecho de supresión no se aplica cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal (artículo 17.3.b). Cerrar la consulta no te da base para borrar las historias antes de tiempo.
Los plazos concretos, incluidos los que amplían algunas comunidades autónomas, los tienes en cuánto tiempo hay que conservar la historia clínica en psicología. Aquí nos centramos en el proceso de cierre.
Checklist de cierre de consulta de psicología: cómo cerrar sin perder el control de los datos
- Haz un inventario. Anota cuántas historias tienes, de qué años, en qué soporte (papel, ordenador, nube, correo) y la fecha de alta de cada proceso. Sin esa lista no puedes calcular cuándo se puede destruir cada una.
- Decide dónde se custodian. Lo habitual es seguir custodiándolas tú, con medidas de seguridad, o designar a otra persona o entidad con un acuerdo por escrito. Si un tercero guarda o gestiona los datos por tu cuenta, necesitas un contrato de encargo; tienes el contenido en contrato de encargado del tratamiento para psicólogos.
- Mantén las medidas de seguridad. La AEPD insiste en que durante todo el plazo de conservación deben mantenerse las medidas de seguridad. Cifrado, copias de seguridad y control de accesos no se apagan el día del cierre.
- Prepara cómo atenderás las solicitudes de copia. El paciente conserva su derecho de acceso a la historia clínica (artículo 18.1 de la Ley 41/2002) después de que cierres. Deja una dirección de contacto que siga activa y anota quién responderá.
- Actualiza tu registro de actividades de tratamiento. Si lo tienes, refleja la nueva situación: tratamiento limitado a conservación. Si no lo tienes, aquí explicamos cómo hacerlo.
- Avisa a tu colegio y a tu seguro. Pregunta al colegio profesional qué criterio aplica en tu comunidad y al seguro de responsabilidad civil si mantiene cobertura para reclamaciones posteriores al cese.
- Documenta la fecha de cierre y de la última atención de cada paciente. Esa fecha marca el inicio del plazo de conservación.
¿Puedes entregar las historias a otro psicólogo que se quede con tus pacientes?
No de forma automática. La AEPD analizó este supuesto en su informe 488/2004: los datos de la historia solo pueden comunicarse a otro profesional si va a realizar el diagnóstico o el tratamiento del paciente, o si es el propio paciente quien pide que se transmita su historia a su nuevo profesional, y en cualquier caso sin perjuicio de tu deber de conservación. Cuando no se da ninguno de esos supuestos, hace falta el consentimiento expreso de cada paciente.
En la práctica, esto significa que traspasar la cartera de pacientes a un colega no equivale a traspasar sus historias. Lo que sí puedes hacer es informar a cada paciente de que puede elegir un nuevo profesional y pedirte que le envíes su documentación. El nuevo profesional queda vinculado por los mismos deberes legales sobre esa información. Recuerda también el secreto profesional: ni siquiera una derivación bienintencionada justifica compartir datos sin base legal.
Cómo comunicar el cierre a los pacientes
La parte organizativa del cierre suele dar más trabajo que la legal. Una guía sobre la jubilación del psicoterapeuta propone preparar un plan de transición, enviar una carta a los pacientes y mantener un aviso público de cierre durante varios meses. Aplicado a la documentación, la carta debería incluir:
- La fecha de cierre y de la última atención.
- Cómo pedir una copia de la historia clínica y a quién dirigirse.
- Quién custodia los datos a partir de ese momento.
- Una invitación a pedir a su nuevo profesional que contacte con ellos si desean trasladar la documentación.
Deja la carta firmada y fechada, y guarda copia en cada historia. Tu aviso en la web y en los directorios en los que figuras puede repetir la información esencial.
¿Cuándo se pueden destruir las historias clínicas?
Solo cuando hayan vencido todos los plazos que te apliquen: el mínimo estatal de cinco años desde el alta y los plazos mayores que fije tu comunidad autónoma, si los hay. Antes de destruir, considera los plazos en los que podrían reclamarte; lo comentamos en la guía de plazos de conservación.
Y suprimir no significa borrar sin más. Según el artículo 32 de la LOPDGDD, el responsable debe bloquear los datos al suprimirlos: identificarlos y reservarlos con medidas técnicas y organizativas para que nadie los trate, salvo para ponerlos a disposición de jueces, tribunales, el Ministerio Fiscal o las administraciones competentes durante el plazo de prescripción de posibles responsabilidades. Pasado ese plazo, deben destruirse. Si destruyes el papel, hazlo de forma que no pueda reconstruirse, y anota cuándo y cómo.
Si no puedes hacerlo tú: fallecimiento o incapacidad del psicólogo
Es el caso que casi nadie prepara. Como la custodia recae en ti como profesional individual, conviene dejar por escrito dónde están las historias, cómo se accede a ellas y quién actuaría en tu nombre. Consulta con tu colegio profesional y con un asesor jurídico cómo formalizarlo en tu comunidad, porque las soluciones prácticas varían.
Cómo te ayuda tener la documentación ordenada
El cierre es mucho más sencillo si cada historia está completa y cada documento tiene fecha. En TherapyRecap, la función de documentos del paciente reúne los archivos de cada persona en una cronología y permite organizarlos en carpetas, lo que facilita saber qué tienes que custodiar. Antes de elegir cualquier herramienta, comprueba cómo obtendrás una copia completa de los datos si dejas de usarla: tendrás que seguir atendiendo solicitudes de acceso después de cerrar.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con las historias clínicas si cierro mi consulta de psicología?
Sigues siendo su responsable. Debes conservarlas, con medidas de seguridad, al menos cinco años desde el alta de cada proceso, o más si lo exige tu comunidad autónoma, y atender las solicitudes de acceso de los pacientes.
¿Puedo destruir las historias clínicas al jubilarme?
No antes de que venza el plazo legal de conservación. Cuando venza, hay que suprimirlas con bloqueo previo de los datos y destruirlas de forma segura.
¿Puedo pasar las historias a otro psicólogo?
Solo si ese profesional va a atender al paciente, si el paciente lo solicita, o con su consentimiento expreso. Seguirás obligado a conservar tu copia durante el plazo legal.
¿Tengo que avisar a los pacientes del cierre?
La ley no fija un formato, pero avisar con antelación y por escrito es la forma práctica de informarles de dónde estará su historia y cómo pedir una copia.
¿Quién custodia las historias si fallezco?
La obligación de custodia sigue existiendo, pero cómo se traspasa depende de tu situación y de tu comunidad. Deja instrucciones escritas y consúltalo con tu colegio y con un asesor jurídico.
Este artículo es información general y no sustituye el asesoramiento jurídico sobre tu caso.
Finalista de INCIBE Emprende Ventures