Los protocolos de los tests psicológicos son material reservado a psicólogos, y el Código Deontológico te obliga a custodiarlos. Al paciente le corresponde acceder a su historia clínica y conocer el contenido de sus informes, pero ninguna de las normas que citamos aquí dice expresamente que tengas que entregarle las hojas de respuesta. Lo prudente es dar al paciente el informe y los resultados interpretados, y reservar los protocolos para otro psicólogo o para el juzgado cuando este los ordene.
Qué es un protocolo de test y por qué hay que custodiarlo
Llamamos protocolo al material con el que se aplica y se registra una prueba: hoja de respuestas, plantilla de corrección, puntuaciones directas y anotaciones del evaluador. No es lo mismo que el informe, que interpreta los resultados, ni que la nota de sesión, que deja constancia de lo ocurrido. Si vas a pasar tus archivos a formato digital, mira cómo digitalizar historias clínicas en papel.
Dos artículos del Código Deontológico del Psicólogo marcan el punto de partida:
- Artículo 19: todo material estrictamente psicológico, de evaluación o de intervención, queda reservado al uso de los psicólogos, que se abstendrán de facilitarlo a personas no competentes y gestionarán o garantizarán la debida custodia de los documentos psicológicos.
- Artículo 46: los registros escritos y electrónicos de datos psicológicos, entrevistas y resultados de pruebas, si se conservan, lo serán bajo la responsabilidad personal del psicólogo y en condiciones de seguridad y secreto que impidan el acceso de personas ajenas.
Es decir: los protocolos no son un papel más del archivo. Tienen su propia obligación de custodia, además de la que ya tiene la historia clínica.
¿Puede el paciente pedir los protocolos de sus tests?
Hay tres reglas que se cruzan, y ninguna responde sola a la pregunta:
- El artículo 18 de la Ley 41/2002 reconoce al paciente el derecho de acceso a la historia clínica y a obtener copia de sus datos, con dos límites: la confidencialidad de terceros y la reserva de tus anotaciones subjetivas. El artículo 15 enumera el contenido mínimo de la historia clínica y menciona la evolución y los informes de exploraciones complementarias, pero no habla de hojas de respuesta de tests.
- El artículo 15 del RGPD da al interesado derecho a una copia de los datos personales objeto de tratamiento, sin que esa copia afecte negativamente a los derechos y libertades de otros.
- El artículo 42 del Código Deontológico reconoce al sujeto de un informe psicológico el derecho a conocer su contenido, siempre que de ello no se derive un grave perjuicio para él o para el psicólogo.
Esa es la laguna: el paciente tiene derecho a sus datos y a su informe, pero la norma no aclara si las hojas de respuesta cuentan como "historia clínica" o como material técnico reservado. No hemos encontrado una norma ni una guía colegial española que lo resuelva de forma expresa, así que lo que sigue es un criterio de prudencia, no una obligación legal.
Cómo responder a la solicitud, paso a paso
- Registra la petición con su fecha y contesta por escrito. El plazo general es de un mes desde la recepción (art. 12.3 del RGPD). En cómo gestionar una solicitud de acceso a la historia clínica tienes el procedimiento completo.
- Entrega lo que sí es claro: el informe, las puntuaciones relevantes y su interpretación, y la parte de la historia clínica que no esté reservada.
- Explica el motivo por el que el material de las pruebas se custodia (art. 19) y no se facilita a personas no competentes.
- Ofrece una alternativa: enviar los protocolos a otro psicólogo que el paciente designe, con su autorización escrita.
- Deja constancia en la historia clínica de qué se pidió, qué se entregó y con qué razonamiento.
Si el paciente insiste o reclama ante la AEPD, pide criterio a tu colegio profesional o a un asesor jurídico antes de negarte por escrito.
Protocolos de tests y juzgados
Cuando la petición viene de un juzgado, el marco cambia: la orden judicial tiene su propio cauce y no se resuelve con el consentimiento del paciente. Lo hemos desarrollado en qué hacer ante un requerimiento judicial de la historia clínica.
En el ámbito pericial, la Guía de buenas prácticas para la evaluación psicológica forense y la práctica pericial (2014) recomienda hacer constar en el informe las puntuaciones relevantes, con la finalidad de permitir la confrontación del peritaje por otro perito, y no recomienda incluir las gráficas de resultados ni las hojas de respuesta de los tests. La estructura completa del informe la tienes en cómo estructurar un informe pericial psicológico.
Traducido a la práctica: el informe lleva las puntuaciones y su interpretación; los protocolos se conservan y se aportan solo si el órgano competente lo ordena, y entonces conviene que lleguen a manos de otro psicólogo perito.
Cómo custodiar los protocolos en la práctica
- Un solo lugar, con acceso restringido. Si los digitalizas, aplica el mismo nivel de seguridad que a la historia clínica; si son papel, archivador con llave.
- Identifica cada prueba: nombre y versión del instrumento, fecha de aplicación y paciente, para poder localizarla.
- Anota en la historia clínica qué pruebas aplicaste y sus resultados interpretados. La nota remite al protocolo; no lo sustituye.
- Define el plazo de conservación. Si los incorporas a la historia clínica, el artículo 17 de la Ley 41/2002 fija un mínimo de cinco años desde el alta de cada proceso asistencial.
- Incluye el archivo de protocolos en tu registro de actividades y en tu protocolo de acceso, para que quede claro quién puede abrirlo.
Para encajarlo con el resto del expediente, mira el modelo de historia clínica psicológica. En TherapyRecap puedes dejar la nota de sesión y los documentos del paciente en el mismo sitio, de modo que la referencia al test aplicado y su resultado interpretado quede junto a la historia, sin perseguir papeles.
Errores frecuentes con los protocolos
- Entregar el protocolo en bruto al paciente o a un tercero sin criterio, sin dejar constancia de por qué.
- Negarse sin responder por escrito: el silencio incumple los plazos del RGPD aunque la negativa estuviera justificada.
- Pegar las hojas de respuesta en el informe en lugar de las puntuaciones relevantes.
- Guardar los protocolos en el escritorio del ordenador, mezclados con otros archivos.
- Olvidar anotar en la historia qué pruebas se aplicaron.
Preguntas frecuentes
¿Puedo negarme a entregar los protocolos de un test al paciente?
No hay una norma que lo resuelva de forma expresa. Lo prudente es responder por escrito dentro del plazo del RGPD, entregar el informe y los resultados interpretados, explicar que el material de las pruebas está reservado a psicólogos (art. 19 del Código Deontológico) y ofrecer enviarlo a otro psicólogo que el paciente designe. Ante una reclamación formal, consulta con tu colegio o con un asesor jurídico.
¿Se pueden entregar los protocolos a otro psicólogo?
Es coherente con el art. 19 del Código Deontológico, que reserva el material psicológico a psicólogos y pide no facilitarlo a personas no competentes. Hazlo con la autorización escrita del paciente y deja constancia en su historia clínica de qué se envía, cuándo y a quién.
¿Debo incluir las hojas de respuesta en un informe pericial?
La guía de buenas prácticas forenses de 2014 recomienda hacer constar las puntuaciones relevantes para permitir la confrontación por otro perito, y no recomienda incluir las gráficas ni las hojas de respuesta de los tests.
¿Cuánto tiempo debo conservar los protocolos?
Si los incorporas a la historia clínica, se rigen por el art. 17 de la Ley 41/2002: como mínimo cinco años desde el alta de cada proceso asistencial. Mientras los conserves, el art. 46 del Código Deontológico exige hacerlo bajo tu responsabilidad y en condiciones de seguridad y secreto.
Este artículo es información profesional general y no sustituye el asesoramiento jurídico ni el criterio de la comisión deontológica de tu colegio.
Finalista de INCIBE Emprende Ventures