Como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial: es lo que fija el artículo 17 de la Ley 41/2002 para toda España. Varias comunidades autónomas alargan ese plazo para algunos documentos, como Cataluña (15 años) o Galicia (conservación indefinida del consentimiento informado y de los informes de alta).
Abajo tienes la ley estatal, los plazos autonómicos que hemos comprobado en el boletín oficial, qué pasa si te jubilas o cierras la consulta y cómo destruir la documentación cuando llega el momento.
Definición: el plazo de conservación de la historia clínica es el tiempo mínimo durante el que el profesional sanitario debe custodiar la documentación de cada paciente, contado desde el alta de cada proceso, antes de poder destruirla de forma segura.
¿Qué dice la ley estatal sobre la conservación?
El artículo 17 de la Ley 41/2002 tiene tres ideas que te afectan directamente:
- Plazo mínimo: la documentación clínica se conserva «durante el tiempo adecuado a cada caso» y, como mínimo, cinco años desde el alta de cada proceso asistencial. No tiene por qué ser en el soporte original.
- Más tiempo si hace falta: también se conserva a efectos judiciales y cuando hay razones epidemiológicas, de investigación o de organización del Sistema Nacional de Salud.
- Custodia personal: el apartado 5 dice que los profesionales sanitarios que trabajan de forma individual son responsables de la gestión y la custodia de la documentación que generan.
La ley está escrita pensando en «centros sanitarios», pero el psicólogo general sanitario es una profesión sanitaria titulada y regulada desde la disposición adicional séptima de la Ley 33/2011. Si ejerces en otro ámbito, el Código Deontológico del Psicólogo te obliga igualmente: el artículo 46 pone los registros de entrevistas y pruebas bajo tu responsabilidad personal, en condiciones de seguridad y secreto.
Un detalle práctico: el plazo cuenta desde el alta de cada proceso. Si un paciente termina la terapia en 2026 y vuelve en 2029 por otro motivo, la documentación del primer proceso tiene su propio plazo.
¿Cambia el plazo según la comunidad autónoma?
Sí. La ley estatal es el mínimo y las comunidades pueden ampliarlo. Estas son las que hemos comprobado en su texto oficial:
| Territorio | Norma | Plazo |
|---|---|---|
| Toda España | Ley 41/2002, art. 17 | Mínimo 5 años desde el alta de cada proceso |
| Cataluña | Ley 21/2000, art. 12 | 15 años desde el alta para hojas de consentimiento informado, informes de alta, informes de exploraciones complementarias y otros documentos que enumera; el resto puede destruirse a los 5 años |
| Galicia | Ley 3/2001, art. 20 | Indefinido para informes de alta, hojas de consentimiento informado, otros informes y la información relevante a efectos asistenciales; el resto, mínimo 5 años desde la última asistencia o el fallecimiento |
| Navarra | Ley Foral 17/2010, art. 61 | Mínimo 5 años desde el alta; consentimientos, informes de alta e informes de exploraciones complementarias, al menos 5 años desde la muerte del paciente |
| País Vasco | Decreto 38/2012, arts. 19 y 21 | Mínimo 5 años desde el alta; después no se destruyen, entre otros, el consentimiento informado y el informe clínico de consultas externas |
| Extremadura | Ley 3/2005, art. 34 | Al menos 15 años desde el alta de cada proceso |
Si tu comunidad no está en la tabla, busca su ley de derechos del paciente o de documentación clínica en el boletín autonómico. Y cuando dudes sobre qué tipo de documento es una nota de sesión o un informe psicológico dentro de estas listas, aplica el plazo más largo que pueda corresponderle.
¿Qué pinta el RGPD en todo esto?
El RGPD empuja en sentido contrario: los datos no se guardan más tiempo del necesario (principio de limitación del plazo, artículo 5.1.e). Las dos normas encajan así: la ley sanitaria marca el mínimo y el RGPD te pide no estirarlo sin motivo.
Si un paciente te pide borrar su historia antes de que pase el plazo, el derecho de supresión no se aplica cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal (artículo 17.3.b del RGPD). Puedes negarte a borrar lo que la ley te obliga a conservar, explicándole el motivo. Y cuando sí suprimas datos, la LOPDGDD (artículo 32) exige bloquearlos primero: quedan reservados solo para jueces, fiscalía o autoridades durante el plazo de prescripción de las posibles responsabilidades y después se destruyen.
Cómo organizar la conservación paso a paso
- Haz inventario de dónde está la documentación: software, papel, correo, discos externos, móvil.
- Registra la fecha de alta de cada proceso. Sin esa fecha no sabes cuándo empieza a contar el plazo.
- Aplica el plazo más largo que te afecte: el estatal, el de tu comunidad y cualquier razón judicial abierta.
- Anota los plazos en tu registro de actividades de tratamiento, que debe recogerlos cuando sea posible (artículo 30.1.f del RGPD).
- Revisa una vez al año qué historias han superado el plazo.
- Bloquea y luego destruye de forma segura, y deja constancia de qué destruiste y cuándo.
¿Qué pasa si me jubilo, cierro la consulta o fallezco?
Dejar de ejercer no extingue la obligación. La Ley 41/2002 te hace responsable de la custodia y no prevé que esa responsabilidad acabe con la actividad. Algunas comunidades lo dicen expresamente:
- Cataluña (Ley 21/2000, art. 12.10): en el cese definitivo de la actividad profesional individual debe garantizarse que los pacientes siguen pudiendo acceder a sus historias.
- País Vasco (Decreto 38/2012, art. 20): quien cesa sigue obligado a custodiar y conservar las historias hasta que pasen los plazos. Si el profesional fallece, sus herederos asumen esas obligaciones hasta que pongan las historias a disposición del colegio profesional.
El secreto profesional tampoco se acaba: el artículo 49 del Código Deontológico dice que el fallecimiento del cliente no libera al psicólogo de esa obligación. Si tienes previsto jubilarte, deja por escrito quién custodiará los archivos, dónde y con qué medidas de seguridad, y pregunta en tu colegio qué criterio aplica.
Cuando el fallecido es el paciente, el artículo 18.4 de la Ley 41/2002 permite el acceso de las personas vinculadas a él por razones familiares o de hecho, salvo prohibición expresa del fallecido. Nunca incluye tus anotaciones subjetivas ni la información que afecte a su intimidad o perjudique a terceros.
¿Cómo se destruye una historia clínica de forma segura?
- Papel: destructora de corte cruzado o una empresa especializada que te entregue un certificado de destrucción. Nunca a la papelera de reciclaje entera.
- Archivos digitales: borrado en la aplicación y también en copias de seguridad, sincronizaciones y descargas locales.
- Proveedores: pide al software clínico que confirme por escrito el borrado, como prevé el contrato de encargo del artículo 28.3.g del RGPD al terminar el servicio.
- Dispositivos que tiras o vendes: borrado seguro del disco, no solo «vaciar la papelera».
Ejemplo ficticio de cálculo de plazos
Ejemplo ficticio, con nombres inventados. Daniel Ortega, psicólogo sanitario en Barcelona, da el alta a un paciente en marzo de 2026. Por la ley catalana, la hoja de consentimiento informado y el informe de alta se conservan hasta marzo de 2041. Las notas de sesión y el resto de la historia pueden destruirse a partir de marzo de 2031. Si en 2028 el paciente vuelve con un motivo nuevo, ese segundo proceso empieza su propio plazo cuando reciba el alta.
Errores frecuentes
- Contar el plazo desde la primera sesión en lugar de desde el alta de cada proceso.
- Aplicar solo los cinco años estatales sin mirar la ley de tu comunidad.
- Guardarlo todo para siempre «por si acaso», contra el principio de limitación del plazo.
- Borrar en el programa y olvidar las copias en el correo, el móvil o un disco externo.
- No dejar nada previsto para la jubilación, de modo que la familia hereda archivos sin saber qué hacer con ellos.
Lo que casi nadie te dice
El mínimo legal de conservación y el plazo para reclamarte coinciden solo en apariencia. Las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años (artículo 1964.2 del Código Civil), pero ese plazo se cuenta desde que puede exigirse la obligación, no desde el alta. Antes de destruir una historia justo al cumplir el mínimo, comenta con tu seguro de responsabilidad civil o con tu asesor si conviene un margen. Y si mantienes una historia más tiempo, que sea por un motivo concreto y documentado.
Dónde guarda TherapyRecap la documentación
En TherapyRecap la documentación de cada paciente (transcripciones anonimizadas, borradores de notas que tú revisas y firmas, planes de tratamiento) se aloja en la Unión Europea, en la región de Madrid, y se trata conforme al RGPD. Los datos no se usan para entrenar modelos y el contrato de encargo del tratamiento es público. Si quieres ver cómo quedan las notas, empieza por las notas de progreso, con 7 días de prueba gratis y sin tarjeta.
Para el resto de obligaciones de tu consulta tienes nuestra guía de cumplimiento normativo en la consulta privada, y si grabas sesiones, la de cómo grabar sesiones de terapia conforme al RGPD.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo se cuentan los cinco años?
Según la ley estatal, desde la fecha del alta de cada proceso asistencial, no desde la primera sesión. Galicia, para la documentación que no se conserva indefinidamente, cuenta desde la última asistencia o el fallecimiento. Por eso conviene registrar el alta de forma explícita.
¿Puedo conservar la historia en formato digital y destruir el papel?
Sí. La Ley 41/2002 permite conservar la documentación aunque no sea en el soporte original, siempre que garantices su correcto mantenimiento y seguridad.
¿Tengo que entregar la historia si el paciente me la pide?
Tiene derecho de acceso y a obtener copia, pero puedes reservar tus anotaciones subjetivas y los datos de terceros, según el artículo 18.3 de la Ley 41/2002.
¿Qué hago con las historias si cierro la consulta?
Sigues siendo responsable de custodiarlas hasta que venzan los plazos. Deja por escrito quién las guarda y en qué condiciones, y consulta a tu colegio profesional.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico sobre tu caso concreto.
Actualizado por el Equipo Editorial de TherapyRecap el 14 de octubre de 2026.
Finalista de INCIBE Emprende Ventures