Un buen software de transcripción para psicólogos convierte el audio de la sesión en texto separando quién habla, protege los datos de salud conforme al RGPD y te deja una base fiable para redactar la nota. Para elegirlo en España no basta con la precisión: importan el contrato de encargado, dónde se alojan los datos, qué pasa con el audio y quién controla el resultado.
La mayoría de guías sobre transcripción de sesiones de terapia están escritas para el mercado estadounidense y hablan de HIPAA. Esta es una lista de criterios para una consulta española, pensada para que compares herramientas con las mismas preguntas.
Qué es la transcripción de sesiones de terapia (y qué no es)
Transcribir una sesión es pasar a texto lo que se dijo, de forma fiel. No es la nota de progreso ni el informe: es la materia prima. La nota es tu interpretación profesional (qué fue relevante, qué hipótesis manejas, qué plan sigue); la transcripción solo recoge las palabras.
Esta diferencia importa al elegir. Una herramienta que solo transcribe te ahorra teclear. Una que además propone un borrador de nota te ahorra también estructurar, pero te exige más revisión. Si te interesa ese segundo paso, lo tratamos en cómo revisar notas clínicas generadas por IA.
Transcripción manual, dictado y transcripción automática
- Transcripción manual: máximo control, pero es lenta y obliga a grabar y a custodiar el audio durante más tiempo.
- Dictado posterior: hablas tú una vez terminada la sesión. Es rápido, pero depende de tu memoria y suele acumularse para el fin de semana.
- Transcripción automática de la sesión: el software convierte el audio en texto y separa terapeuta y paciente. Ahorra más tiempo, pero introduce un tercero que trata datos de salud.
Ninguna opción es mejor en abstracto. La automática compensa si cumples los criterios de la siguiente sección.
Criterios para elegir un software de transcripción para psicólogos
1. Contrato de encargado del tratamiento
Si el proveedor trata los datos de tus pacientes por tu cuenta, es encargado del tratamiento. El artículo 28 del RGPD exige que elijas encargados que ofrezcan «garantías suficientes» y que el tratamiento se rija por un contrato que fije, entre otras cosas, que solo trate los datos siguiendo tus instrucciones documentadas y que no recurra a otro encargado sin tu autorización previa. Pide el contrato antes de usar la herramienta con un solo paciente. Qué debe incluir está en nuestra guía del contrato de encargado del tratamiento para psicólogos.
2. Dónde se alojan los datos
Pregunta en qué país se almacenan el audio y el texto, y si se transfieren a terceros países. El mismo artículo 28 obliga a que el encargado trate los datos según tus instrucciones, también en lo relativo a transferencias internacionales. Una respuesta vaga («servidores seguros») no es una respuesta.
3. Qué se hace con el audio
El audio de una sesión es, además de un dato de salud, un registro muy sensible. Averigua si se conserva, cuánto tiempo y si puedes borrarlo. Cuanto menos tiempo exista, menos superficie de riesgo. Si necesitas regular la grabación en sí, mira qué exige la ley al grabar sesiones de terapia.
4. Seudonimización y seguridad
El artículo 32 del RGPD pide medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo y cita, entre otras, la seudonimización y el cifrado. Pregunta si los nombres y otros identificadores se sustituyen antes de guardar el texto y si la correspondencia se almacena cifrada.
5. Separación de hablantes
Sin saber quién dice qué, la transcripción de una sesión es casi inservible. Comprueba que distingue terapeuta y paciente en una grabación real, no en la demo del proveedor. En terapia de pareja o familiar, pruébalo con más de dos voces.
6. Terminología clínica y acentos
Una herramienta pensada para reuniones o entrevistas puede equivocarse con «TCC», «EMDR» o «alianza terapéutica», con fármacos o con acentos regionales. Graba un fragmento tuyo (con autorización o simulado) y revisa los errores que cambian el sentido.
7. Edición y trazabilidad
Decide si quieres que la transcripción sea editable o un registro fiel que no se toca. Ambas opciones son válidas, pero debes saber cuál ofrece la herramienta y dónde editas tú: lo habitual es que la corrección profesional se haga en la nota, no en el texto literal.
8. Formatos de entrada
Mira si puedes grabar desde el navegador o subir audio que ya tienes (MP3, WAV o M4A, por ejemplo). Si haces terapia online, esto afecta a cómo capturas la sesión.
Tabla rápida de preguntas para el proveedor
- ¿Me das un contrato de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD?
- ¿Dónde se alojan el audio y el texto, y hay transferencias fuera del Espacio Económico Europeo?
- ¿Se conserva el audio original? ¿Cuándo se borra?
- ¿Se seudonimizan los datos identificativos antes de guardarlos?
- ¿Distingue hablantes con más de dos voces?
- ¿Puedo exportar y eliminar todo cuando deje de usar el servicio?
Cómo encaja TherapyRecap
En la transcripción de sesiones de TherapyRecap puedes grabar desde el navegador o subir un audio, el texto separa terapeuta y paciente, los nombres y datos identificativos se sustituyen por marcas antes de guardarse, los datos están alojados en Europa y el audio original se borra cuando la transcripción queda guardada. De ahí sale un borrador de nota que editas y firmas tú. Aun así, aplica la lista anterior también a nosotros: pide el contrato y compara.
Qué no debes delegar nunca
- La revisión: toda transcripción automática puede contener errores. Léela antes de apoyarte en ella.
- El juicio clínico: el software no decide qué es relevante ni formula hipótesis.
- La información al paciente: debe saber que se graba, para qué y qué pasa con el audio.
Si quieres ver cómo se compara el abanico de herramientas con IA para la documentación, tienes la comparativa de herramientas de IA para psicólogos.
Preguntas frecuentes
¿Se puede transcribir una sesión de terapia con una herramienta de IA en España?
Sí, siempre que cumplas el RGPD: los datos de salud son una categoría especial (art. 9), necesitas una base jurídica y, si la herramienta es un tercero, un contrato de encargado del tratamiento (art. 28). Además, el paciente debe saber que la sesión se graba y se transcribe.
¿Hace falta el consentimiento del paciente para transcribir la sesión?
Conviene informar y recoger su autorización por escrito antes de grabar. Qué base jurídica aplica a cada caso depende de tu consulta, así que contrástalo con tu delegado de protección de datos o con la AEPD. Tienes el paso a paso en nuestra guía sobre grabar sesiones de terapia.
¿Cuánta precisión necesita una transcripción para uso clínico?
No existe una cifra oficial. Lo razonable es probar la herramienta con una grabación tuya, con tu terminología y tus acentos, y comprobar si los errores afectan al sentido clínico. Por eso la transcripción siempre se revisa.
¿Qué pasa con el audio original después de transcribir?
Depende de la herramienta, y es una pregunta que debes hacer antes de contratarla: si se borra, cuándo y dónde se aloja mientras tanto. Minimizar lo que se conserva reduce el riesgo.
¿La transcripción sustituye a la nota de progreso?
No. La transcripción es el registro de lo dicho; la nota es tu síntesis profesional. Una buena herramienta usa la primera para ayudarte a redactar la segunda, que revisas y firmas tú.
Finalista de INCIBE Emprende Ventures